Documentation dans un cas d’alerte
Il est important de documenter à la fois ce qui ressort d’un cas d’alerte et ce qui a été fait pendant le cas. Mais que faut-il documenter ? Et comment faut-il le conserver ?
Il est important de documenter ce qui se passe dans un dossier d’alerte depuis le moment où l’alerte est reçue jusqu’à la clôture complète du dossier. Il s’agit à la fois de garantir que le contenu de ce qui ressort est soigneusement enregistré au cours du processus, mais aussi de clarifier ce qui a été fait en cours de route par les personnes responsables du traitement. La documentation constitue la base principale pour parvenir à une conclusion dans l’affaire et pour pouvoir démontrer que le processus de traitement de l’alerte a été bon et conforme.
Que dois-je documenter dans le cadre d’un dossier d’alerte ?
Les éléments les plus importants à documenter dans un dossier d’alerte sont l’alerte elle-même, les entretiens avec toutes les personnes impliquées dans l’affaire, la conclusion et la décision, ainsi qu’un calendrier de ce qui a été fait au cours du processus. Voici une liste des documents les plus importants :
Alerte
Elle peut être documentée soit dans un formulaire d’alerte, dans un compte rendu du premier entretien si l’alerte a été reçue oralement, soit par une copie d’une notification écrite si elle a été envoyée par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par courrier ordinaire.
Procès-verbaux
Un procès-verbal doit être tenu de tous les entretiens avec la personne lanceuse d’alerte, la personne mise en cause et d’autres personnes détenant des informations cruciales sur l’affaire. Le procès-verbal doit être approuvé soit à la fin de la réunion, soit immédiatement après par les personnes impliquées dans l’entretien. Les preuves présentées dans le cas doivent être jointes au rapport individuel.
Recommandation
Une déclaration du groupe qui traite l’alerte sur ce qu’il pense être la bonne issue de l’affaire doit faire partie de la documentation. La recommandation doit contenir un bref résumé du contenu de l’alerte, du contexte de l’affaire, ainsi qu’un résumé des informations obtenues auprès des différentes parties et des preuves qui ont été soumises. La présentation se termine par la conclusion du groupe et ce qu’il propose comme décision en la matière.
Décision
La décision doit montrer quelle est la conclusion et quel est le fondement de cette conclusion. La décision devrait également contenir une préconisation sur les suites possibles.
Chronologie
La chronologie est un journal de tous les événements, de ce qui a été fait et de ce qui a été décidé au cours du processus, du début à la fin. Elle doit indiquer la date à laquelle l’avis a été reçu et ce qui a été fait pour y donner suite, la date de toutes les réunions du groupe qui a traité l’avis et ce qui a été décidé lors des réunions, et les dates de tous les entretiens qui ont eu lieu. La chronologie doit clairement indiquer quand quelque chose s’est produit, qui l’a fait et quelles décisions ont été prises.
Qu’est-ce qu’une preuve dans une affaire ?
Les preuves peuvent être des messages via SMS ou chat, des photos ou des films, ou des preuves techniques provenant d’un examen dans un centre de maltraitance ou d’un médecin. Si l’affaire doit être signalée à la police, il peut également être important de prendre en compte les preuves matérielles telles que les sous-vêtements et les vêtements. Les preuves peuvent également être des informations factuelles sur ce qui s’est passé, comme le lieu où l’événement s’est produit, à quoi ressemblait une personne, s’il y avait des témoins de ce qui s’est passé ou d’autres détails sur l’événement. Si une affaire a déjà fait l’objet d’une enquête de la police, les documents de la police peuvent également constituer une bonne preuve de ce qui s’est passé.
Les preuves peuvent être un bon support dans un cas d’alerte pour confirmer ce que dit la personne lanceuse d’alerte ou la personne mise en cause. Une organisation n’enquêtera pas elle-même sur un cas, mais la documentation de ce qui s’est passé peut être utilisée dans l’évaluation du cas. Les preuves peuvent être remises soit lors de l’appel initial d’alerte, soit immédiatement après, soit plus tard. Toutes les preuves seront jointes au procès-verbal comme documentation pour le cas.
Comment dois-je conserver la documentation ?
La documentation dans un dossier d’alerte doit être conservée dans un endroit sécurisé, tant électroniquement que physiquement, et suivre les directives en vigueur du RGPD. Le stockage physique doit avoir lieu dans une armoire coupe-feu pouvant être verrouillée. Le stockage électronique doit se faire sur serveur sécurisé avec un accès interdit à toute personne autre que celles qui gèrent l’alerte. La transmission par courrier électronique doit se faire avec un système sécurisé pour la transmission des informations (la plupart le sont aujourd’hui). Une mesure de sécurité supplémentaire pourrait consister à anonymiser les personnes concernées dans tous les documents, et à conserver dans un endroit séparé les identités des personnes.
Combien de temps dois-je conserver la documentation ?
Pour l’instant, personne ne sait recommander combien de temps les informations doivent être conservées. Les circonstances à prendre en compte sont que les cas peuvent apparaître plusieurs années plus tard et qu’il est difficile de rendre compte de ce qui s’est passé si la documentation a été supprimée ou broyée. De plus, il se peut que de nouveaux cas d’alerte apparaissent concernant la même personne, et il est important de pouvoir alors consulter les anciens cas. Cela s’applique en particulier dans les cas où le lanceur d’alerte lui-même n’a pas souhaité poursuivre l’affaire. Une recommandation générale est que les informations soient conservées pendant au minimum 3 ans et au maximum 10 ans, en fonction de la gravité du contenu de la notification.