Je vais mener des entretiens dans le cadre d’un dossier d’alerte. Que suis-je en train de faire?
Il est important de mener correctement les entretiens avec les différentes parties dans un cas d’alerte ! Ils constituent le fondement des informations sur l’affaire et sur son traitement. Vous trouverez ici des recommandations pour les procédures étape par étape.
Une fois que la police a terminé son enquête ou lorsque le cas n’a pas été signalé, l’organisation reprend le dossier pour un traitement ultérieur en interne. Toutes les personnes directement impliquées seront convoquées à un entretien. Il s’agira normalement de la personne qui a alerté et de la personne mise en cause. Dans certains cas, il est pertinent de faire appel à des personnes qui ont été témoins ou qui possèdent des informations importantes sur ce qui s’est passé. Parfois, les personnes lanceuses d’alerte sont différentes de la personne qui a été exposée à l’incident. Tous deux seront ensuite convoqués à un entretien séparé.
Invitation à un entretien
La convocation à une réunion doit être écrite, indiquer clairement le sujet de la réunion et contenir un résumé général du contenu de l’avis. Il est important que la personne ait la possibilité de se préparer et éventuellement de trouver une personne de soutien à inviter à l’entretien.
Préparation aux entretiens
Si cela est pratiquement possible, deux personnes doivent être présentes lors de l’entretien. L’une mènera l’entretien, tandis que l’autre aura le rôle d’arbitre et pourra poser des questions de relance si quelque chose n’est pas clair. Menez l’entretien dans un endroit calme et neutre où personne d’autre ne peut entendre ou déranger.
À l’avance, établissez une structure pour les entretiens et un horaire. Préparez une bonne introduction qui explique à la fois ce qui s’est passé jusqu’à présent et quelle sera la voie à suivre. Pour l’entretien avec la personne mise en cause, préparez un bon résumé de l’alerte pour l’introduction, avec une description claire de ce qui lui est reproché. Organisez l’entretien de manière à ce que toutes les parties sentent qu’elles ont leur mot à dire et qu’elles sont entendues sur un pied d’égalité.
Modèle de conversation avec la personne mise en cause
Entretien avec la personne lanceuse d’alerte
Dans la plupart des cas, un entretien a d’abord lieu avec la personne qui a alerté et vécu ce qui s’est passé. Il s’agit d’obtenir une image aussi complète que possible du cas. L’entretien doit être organisé de manière à ce que la personne reçoive des informations sur la notification reçue par l’organisation, puis raconte librement ce qui s’est passé. Des questions de relance et des précisions peuvent être demandées à la fin.
Au cours des entretiens, demandez à la personne de raconter chronologiquement et d’expliquer étape par étape ce qui s’est passé. Écoutez attentivement, confirmez ce que vous entendez et agissez calmement. Concentrez-vous sur l’ouverture et l’intérêt de la personne et laissez-la s’exprimer dans ses propres mots sans l’interrompre. En conclusion, il peut être utile de demander à la personne ce qu’elle souhaite faire ensuite et ce qui est le plus important pour elle pour poursuivre son implication dans l’organisation. Terminez l’entretien en informant de la marche à suivre dans l’affaire.
Si des entretiens doivent être menés avec des témoins ou d’autres personnes détenant des informations importantes, ils peuvent être menés de la même manière.
Conversation avec la personne mise en cause
La conversation avec la personne mise en cause se déroule souvent en dernier. Ceci afin que la personne se voie présenter tous les éléments du dossier et soit en mesure d’expliquer toutes les actions ou événements dont elle est accusée (contradiction). L’entretien doit être organisé de manière à ce que la personne convoquée puisse d’abord entendre dans son intégralité le contenu de l’alerte et puisse ensuite s’expliquer librement.
Au cours de l’entretien, il est important que la personne mise en cause explique toutes les actions et événements inclus dans l’alerte, de préférence par ordre chronologique. Si la personne ne reconnaît pas le contenu de l’alerte, il peut être utile de lui demander pourquoi elle pense que l’alerte a été lancée. S’il existe une documentation sur ce qui s’est passé, celle-ci sera présentée. Écoutez attentivement, confirmez ce que vous entendez et agissez calmement. Concentrez-vous sur la neutralité et l’absence de parti pris. Soyez intéressé et laissez la personne s’exprimer dans ses propres mots sans l’interrompre. Terminez l’entretien en informant de la marche à suivre en la matière.
Procès-verbal et documentation
Résumez les entretiens en proècs-verbaux qui sont ensuite envoyés pour examen et approbation. Toute personne ayant participé à l’entretien est invitée à apporter des corrections ou des ajouts. Il est important que la personne s’approprie son explication et qu’elle soit fidèle à ce qui a été dit.
Si la personne lanceuse d’alerte dispose de photos, de films, de messages, de discussions, de témoignages d’un médecin ou de la police, ou de tout autre type de document confirmant ce qui s’est passé, ceux-ci doivent être remis soit pendant l’entretien, soit immédiatement après. Ils sont joints au procès-verbal à titre de documentation. Avec le consentement de la personne qui a soumis la documentation, celle-ci peut également être utilisée dans le cadre des entretiens avec les différentes parties.
Le principe de confidentialité s’applique également à l’établissement des procès-verbaux et à la documentation de l’entretien. Toutes les informations, tant physiques que numériques, doivent toujours être stockées en toute sécurité et respecter les règles de stockage des données personnelles sensibles (RGPD).
Et si quelqu’un ne veut pas s’expliquer ?
Lorsque la personne prévenue ne souhaite pas s’expliquer auprès de l’organisation, celle-ci doit décider de la manière dont elle souhaite poursuivre le dossier. Dans certaines organisations, s’il n’est pas possible de traiter le dossier, il est prévu de parvenir à une conclusion au bout de six mois, sur la base des faits disponibles. Dans d’autres organisations, la personne mise en cause sera automatiquement suspendue et la suspension sera maintenue jusqu’à ce que le suspect se soit expliqué.
Lorsque la personne qui a été exposée à un incident ne veut pas s’expliquer et qu’il n’existe pas d’autres sources ou preuves valables, l’affaire sera classée sans suite. L’organisation peut toujours conserver l’avis d’alerte et les faits dont elle dispose dans l’affaire pendant un certain temps. Parfois la personne exposée souhaite y revenir à une date ultérieure ou à titre d’information si de nouvelles notifications sont reçues.