Je vais recevoir une alerte
Allez-vous engager une conversation avec une personne qui souhaite alerter ? Faites défiler vers le bas pour obtenir des conseils et des astuces sur ce à quoi vous devriez penser avant et après la conversation, et comment procéder.
Recevoir une alerte
Alerter signifie rapporter, signaler ou avertir d’événements ou d’actions répréhensibles ou illégaux au sein d’une organisation. Le but de l’alerte est d’informer une personne qui peut faire quelque chose à propos de ce qui s’est passé, de prendre soin de la personne qui a été exposée et d’empêcher que cela ne se reproduise.
Une alerte peut être écrite ou verbale et peut être reçue par courrier électronique, message, téléphone ou en personne. Lorsqu’une alerte est reçue par écrit et qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une première conversation pour obtenir plus d’informations, vous pouvez passer directement à son traitement. Lorsqu’une alerte est reçue verbalement ou que des informations supplémentaires sont nécessaires concernant une notification écrite, vous devez mener un premier entretien. L’accent sera mis sur la clarification de ce qui s’est passé, sur la manière dont vous pouvez prendre soin de la personne lanceuse d’alerte, et sur ses souhaits pour la suite du processus.
Ce qui suit est une proposition, étape par étape, sur la façon dont vous pouvez effectuer un entretien à propos d’une alerte et ce à quoi il est important de penser.
J’ai découvert un incident grave en ce moment! Que suis-je en train de faire?
De qui vient l’alerte ?
Signaler des attentions sexuelles non désirées, des excès ou des abus peut être particulièrement difficile. Parfois, la personne qui a vécu l’incident choisit d’en parler elle-même à la direction. À d’autres moments, la personne exposée parle de l’incident à une personne de confiance. La personne de confiance informe ensuite une personne responsable au niveau local ou central de l’organisation qu’elle a quelque chose d’important à dire.
La personne qui doit recevoir l’alerte sait donc souvent qu’une conversation importante a lieu, mais pas de quoi il s’agit ni quelle est la gravité de l’événement ou de l’action. Parfois, la personne lanceuse d’alerte souhaite également rester anonyme. Cela peut signifier que vous ne rencontrez pas la vraie personne pour un entretien. Toutes les alertes et lanceurs d’alerte doivent être pris avec le même sérieux et faire l’objet d’un suivi.
Préparation à l’entretien
Il peut être difficile de parler aux autres des expériences désagréables et des violations que vous avez subies et de les signaler officiellement au sein d’une organisation. Il peut être difficile de raconter ce qui s’est passé et la personne lanceuse d’alerte peut avoir peur de ne pas être crue ou avoir peur des conséquences de la part des autres. La personne peut aussi être en colère et avoir un grand besoin de s’exprimer et d’être crue. Vous devez être prêt à faire face à de nombreuses réactions différentes.
Veillez à ce que la personne que vous rencontrez pour un entretien se sente bien accueillie et ait le sentiment que vous préservez la confiance qu’elle vous accorde. Proposez à la personne lanceuse d’alerte d’être accompagnée d’une personne de confiance pour la conversation. Il se peut très bien qu’il s’agisse de la personne qui a été informée en premier de l’incident ou de l’action. S’il y a du temps et de l’espace pour cela, préparez-vous bien et établissez une structure pour la conversation. Cela peut vous apporter une meilleure tranquillité d’esprit et une meilleure sécurité lorsque vous parlez ensemble.
Comment prendre soin du lanceur d’alerte ?
L’entretien
Si cela est pratiquement possible, deux personnes devraient être présentes lors de la réception d’une alerte. Apprendre à connaître les expériences des autres peut faire forte impression et c’est un soutien d’être deux. Il peut aussi être pratique d’avoir une seconde personne comme référent, pour s’assurer que l’on assimile tout ce qui est dit.
Trouvez un endroit calme et approprié pour la conversation, où personne ne peut entendre ou déranger. Écoutez attentivement, confirmez ce que vous entendez et agissez calmement. Il est permis de montrer que vous êtes émotionnellement affecté·e par ce que vous entendez, mais la personne lanceuse d’alerte est celle qui est au centre de l’attention et vous ne devez pas mettre vos propres sentiments dans ce que dit la personne. N’hésitez pas à prendre des notes pendant l’appel ou immédiatement après. N’hésitez pas à noter des citations directes sur des événements importants et à obtenir un aperçu des personnes impliquées, du lieu et du moment où cela s’est produit. Concentrez-vous sur l’ouverture et l’intérêt de la personne et laissez-la raconter l’histoire dans ses propres mots sans que vous l’interrompiez.
Procès-verbal et documentation
Immédiatement après avoir terminé la conversation, résumez-la en une minute. Le procès-verbal doit indiquer qui était présent pendant la conversation et quand elle a eu lieu, en plus des notes de la conversation. La personne qui a alerté peut soit lire le procès-verbal et l’approuver sur-le-champ, soit le recevoir par email et l’approuver immédiatement après. L’alerte peut alors être accompagnée de corrections ou d’informations supplémentaires. Le stress peut faire oublier des détails et il est donc important de pouvoir fournir des informations supplémentaires après lecture.
Si la personne lanceuse d’alerte dispose de photos, de films, de messages, de chats, de témoignages d’un médecin ou de la police, ou de tout autre type de document confirmant ce qui s’est passé, elle doit le remettre soit pendant l’appel de lanceur d’alerte, soit immédiatement après. Celui-ci est joint au rapport à titre de documentation pour l’avis.
Confidentialité
Les personnes qui parlent d’attentions ou d’abus sexuels non désirés souhaitent souvent que la personne à qui ils en parlent n’en disent rien. Vous ne pouvez jamais promettre de garder secret ce que vous entendez. Lorsque vous recevez une alerte, vous avez le devoir d’en informer davantage l’organisation et, dans certains cas, d’informer la police ou les tuteurs. Les informations que vous recevez lors d’une alerte sont néanmoins confidentielles. Vous n’êtes pas autorisé à transmettre ce que vous entendez à d’autres personnes qui ne travaillent pas sur l’affaire ou à des amis. Afin de protéger au mieux la personne lanceuse d’alerte, veillez à ce qu’aucune rumeur ne circule sur ce qui s’est passé.
Le principe de confidentialité s’applique également à la tenue des procès-verbaux et à la documentation de la conversation. Toutes les informations, tant physiques que numériques, doivent toujours être stockées en toute sécurité et respecter les règles de stockage des données personnelles sensibles (RGPD).
Devoir de confidentialité, devoir de déclaration et devoir de prévention
Contacter la personne mise en cause
En règle générale, le contact n’est pris avec la personne mise en cause qu’après une enquête approfondie sur l’alerte, une décision sur la question de savoir si l’organisation procédera à un signalement et une évaluation pour savoir si le rapport de police est finalisé. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela est important. L’une des raisons est que vous devez vous assurer que la personne qui a alerté est prise en charge et en sécurité. Une autre raison est que si l’affaire doit être signalée à la police, celle-ci souhaite avoir une première conversation avec la personne mise en cause, qui ne doit pas avoir la possibilité d’influencer les témoins ou de détruire des preuves. Une troisième raison pourrait être que l’organisation doit s’assurer que l’alerte est correcte et qu’elle deviendra une question formelle.
La personne mise en cause a le droit d’être entendue au même titre que la personne qui a alerté, mais cela n’a lieu que lors du traitement de l’alerte.
Comment prendre soin de la personne mise en cause?
Alerter davantage dans l’organisation
Une fois la conversation terminée, il est important que vous transmettiez ce qui vous a été dit à la bonne personne au niveau central de l’organisation. Il peut s’agir du secrétaire général, du président du conseil d’administration ou d’un comité d’alerte. Si la personne mise en cause est un des gestionnaires qui doit recevoir l’avis, contactez d’autres membres de l’équipe de direction ou le président du conseil d’administration. Informez-les de la situation et résumez les informations dont vous disposez sous forme de notes, de procès-verbaux et de toute preuve liée à ce qui s’est passé. Convenez avec ceux que vous informez du rôle et de la responsabilité que vous aurez à l’avenir en tant que destinataire de l’alerte.
Comment prendre soin de la personne qui a reçu la convocation?
Prévenir la famille ou les proches
Lorsqu’une alerte doit être transmise aux tuteurs ou autres proches, se mettre d’accord avec la direction qui prendra contact. Dans de nombreuses organisations, cette responsabilité incombe au secrétaire général. Dans certains cas, c’est la personne de confiance du lanceur d’alerte qui le fait. Le plus important est qu’il soit clair qui assume ce rôle et qui sera responsable du suivi ultérieur.
La notification aux parents doit toujours se faire en consultation avec la personne qui a vécu l’incident et leur faire savoir à l’avance quand vous prenez contact et ce que vous avez l’intention de dire. Si la personne a moins de 15 ans, il faut toujours contacter le tuteur. Si l’âge est compris entre 15 et 18 ans, les contacts avec les tuteurs ne doivent avoir lieu quavec l’accord. Si les personnes ont plus de 18 ans, il n’y a aucune obligation d’en informer le tuteur. Il est quand même important de savoir s’il existe des proches dont la personne souhaite avoir de l’aide pour parler afin qu’elle soit prise en charge au quotidien par une personne de confiance et en qui elle a confiance.
Y a-t-il des cas où je ne dois pas avertir mes parents ? Dans les cas où une alerte concerne les conditions de vie du foyer et les membres de la famille proche, vous ne devez pas en informer le tuteur. Cela s’applique également si le lanceur d’alerte évoque la possibilité d’accusations, de honte et de punition pour l’incident survenu.