Je vais traiter une alerte
Vous avez reçu une alerte dans votre organisation et vous vous demandez que faire ? Faites défiler vers le bas pour découvrir les principes importants que vous devez suivre et les suggestions pour le processus, étape par étape.
Pour gérer une alerte
Traiter une laerte signifie disposer d’une bonne procédure pour enquêter et conclure sur l’affaire au sujet de laquelle l’alerte a été donnée. Cela signifie également prendre soin de la personne qui a alerté et de la personne mise en cause de manière satisfaisante pendant que l’affaire est en cours. La procédure dans une affaire de notification consiste à :
- évaluer l’alerte et décider si l’affaire doit être signalée à la police
- tenir des entretiens individuels avec les parties concernées pour obtenir des éclaircissements sur ce qui s’est passé
- conclure l’affaire et évaluer si l’alerte doit avoir des conséquences pour la personne mise en cause.
De plus, il existe quelques principes de base pour traiter tous les cas. Il s’agit de ne pas partager d’informations confidentielles (confidentialité), d’être impartial et de ne pas avoir d’intérêts personnels dans l’affaire (compétence), et de permettre à la personne mise en cause d’expliquer ce qui lui est reproché (contradiction).
La suite est une proposition de processus de traitement d’une alerte étape par étape.
Étape 02
Réception de l’alerte
Une alerte peut être reçue verbalement ou par écrit, par e-mail, par message, par téléphone ou lors d’une réunion personnelle. Lors du traitement des alertes, toutes les demandes doivent être prises au sérieux. Cela s’applique indépendamment du fait que le lanceur d’alerte soit anonyme ou connu, et quelle que soit la manière dont la notification est reçue.
Lorsque vous recevez un message d’alerte, vous devez d’abord évaluer c’est à votre organisation de le traiter. Nous recommandons qu’une alerte de harcèlement ou d’abus sexuel relève de l’organisation lorsque :
- Un membre est soupçonné d’une infraction sexuelle contre un autre membre
- Un membre peut être exposé à une agression sexuelle à l’extérieur de l’organisation
- Un membre peut avoir exposé une personne extérieure à l’organisation à une infraction sexuelle
Obtenir des conseils sur la façon de parler à quelqu’un qui souhaite signaler un incident
Étape 03
Qui gérera l’alerte ?
La personne responsable du traitement des alertes diffère d’une organisation à l’autre. Une possibilité est que la direction centrale du Secrétaire Général ou un comité de travail s’occupe du dossier. Une autre solution est que l’alerte est traitée au niveau le plus bas possible, là où elle a été reçue. Une troisième possibilité est la création d’un comité d’alerte. Le plus important est que cela soit clairement décrit dans les directives de l’organisation, afin qu’il n’y ait aucun doute sur l’endroit où une personne lanceuse d’alerte peut s’adresser et sur qui est responsable du traitement de l’alerte.
Notre recommandation est que ceux qui gèrent une alerte fassent partie de la direction centrale et soient au nombre de trois à quatre. Il peut s’agir soit du comité de direction de l’organisation, soit d’un groupe de travail composé de personnes responsables clés, soit d’un comité d’alerte formellement créé.
Mandat et composition du groupe qui traite l’alerte
Étape 04
Responsabilités et tâches
Le rôle du groupe qui traite une alerte consiste à évaluer si son traitement relève bien de l’organisation, de mener une première enquête et d’évaluer si l’affaire doit être signalée à la police. En outre, le groupe devrait étudier le contenu du rapport initial et le déroulement des événements à travers des entretiens avec les personnes impliquées et obtenir de la documentation sur ce qui s’est passé. Enfin, le groupe doit évaluer tous les points et perspectives du cas, parvenir à une conclusion et éventuellement recommander des réactions, et transmettre une recommandation à l’organe décisionnel de l’organisation le cas échéant.
Tout au long de l’affaire, il incombe au groupe de documenter le processus, les réunions et les preuves de l’affaire. Cela peut être fait en créant une chronologie du processus avec les dates et heures de correspondance, d’entretien, de réunion et de décision, ainsi qu’en conservant les procès-verbaux de toutes les entretiens et réunions. Il incombe également au groupe de veiller à ce que toutes les personnes impliquées soient prises en charge et suivies.
Documentation, procès-verbaux et preuves
Étape 05
Prendre soin de la personne qui a notifié et de la personne qui a été notifiée
En cas de soupçon ou d’accusation de comportement ou d’abus transfrontalier, le cercle des personnes concernées va s’élargir. Tout le monde doit être pris en charge pendant le traitement de l’alerte, en commençant par la victime et la personne mise en cause.
Ce qui est nécessaire pour qu’une personne se sente bien prise en charge peut varier. Le plus important pour les personnes concernées est, dans la plupart des cas, de recevoir des informations fiables et régulières sur l’évolution de l’affaire et de recevoir un retour d’information dans un délai raisonnable. Une mesure pour garantir cela consiste à désigner une personne de contact distincte pour chacune des parties au dossier, qui sera chargée de leur suivi. Il peut s’agir de personnes ressources auprès desquelles les parties peuvent obtenir du soutien et sur lesquelles s’appuyer tout au long du processus. Une autre mesure d’accompagnement pourrait être de proposer des séances d’urgence avec un psychologue aux deux parties.
En savoir plus sur la façon de prendre soin des personnes
Étape 06
Examiner l’alerte
L’enquête initiale sur l’alerte consiste à clarifier le sujet de l’alerte, ce qui s’est passé, qui est impliqué, ainsi que le lieu et le moment où les faits se sont produits. Cela implique de clarifier si ce qui s’est passé constitue une infraction et doit être signalé. L’organisation ne doit pas mener une enquête de police elle-même, mais elle doit néanmoins enquêter et rassembler suffisamment d’informations pour que ceux qui traitent l’alerte sachent clairement ce qui doit être fait ensuite. La prise en compte de la victime et de ses souhaits doit toujours primer dans la phase d’instruction de l’affaire.
Si l’affaire doit être signalée, la personne mise en cause ne sera contactée que lorsque la police aura terminé son enquête. Ceci afin que la police puisse avoir un premier entretien avec les parties impliquées et obtenir des preuves. Les exceptions à cette règle sont la nécessité de suspendre des personnes lorsque l’on estime qu’il existe un risque élevé de récidive.
Étape 07
Pour signaler une alerte à la police
Dès que possible après réception de la notification, il convient de clarifier si ce qui s’est passé constitue une infraction au Code pénal. Il est conseillé de consulter des organismes tels qu’un support juridique, la police, un avocat, le ????. Vous pouvez discuter du sujet de manière anonyme avec la personne que vous consultez. Si la conclusion est qu’une infraction a été commise, le cas peut être signalé.
Les personnes qui ont été victimes de transgressions ou d’abus sexuels graves ont droit à trois heures d’assistance gratuite d’un avocat de l’aide juridique. L’avocat de l’aide juridique pourra donner des conseils sur ce que signifie signaler, assister au signalement et être un soutien lors de l’interrogatoire si l’intéressé le souhaite.
Dans la plupart des cas où l’on conclut qu’une infraction a eu lieu, la personne qui a été exposée à l’incident sera en mesure de décider si elle souhaite que l’affaire soit signalée. Si la personne qui a vécu l’incident a moins de 15 ans, la tutrice ou le tuteur, en accord avec la personne exposée, décide. Dans les cas graves, la direction de l’organisation doit déterminer si la relation doit être signalée même si la victime ne le souhaite pas, afin que la police puisse ouvrir une enquête.
Dans quels cas les actes constituent-ils un délit et doivent-ils être signalés à la police ?
Étape 08
Suspension de la personne mise en cause
Un membre accusé ou signalé pour violations ou abus sexuels graves doit être suspendu de ses fonctions et responsabilités jusqu’à ce que l’affaire ait été résolue par la police, le tribunal et au sein de l’organisation. Une suspension peut également être imposée pour des problèmes signalés en dehors de l’organisation. La suspension n’est pas ici une réaction disciplinaire, mais une démission temporaire qui intervient lorsque des violations graves des directives de l’organisation ou de la loi sont signalées.
Il est courant que l’organisme qui enquête et soumet le cas examine si la suspension est nécessaire et prenne une décision à ce sujet. La suspension restera en vigueur jusqu’à ce que l’affaire soit complètement traitée et conclue et qu’une nouvelle décision ait été prise dans l’affaire.
Modèle de lettre de suspension dans un cas de notification
Étape 09
Entretiens pour cartographier ce qui s’est passé
Une fois que la police a terminé son enquête ou lorsque le cas n’a pas été signalé, l’organisation reprend le dossier pour un traitement ultérieur en interne. Toutes les personnes directement impliquées seront convoquées à un entretien. Il s’agira normalement de la personne qui a alerté et de la personne mise en cause. Dans certains cas, il est pertinent de faire appel à des personnes qui ont été témoins ou qui possèdent des informations importantes sur ce qui s’est passé. Parfois, les personnes lanceuses d’alerte sont différentes de la personne qui a été exposée à l’incident. Tous deux seront ensuite convoqués à un entretien séparé.
Lisez l’article ci-dessous pour un résumé de ce qui est important lors de la conduite des entretiens et de ce à quoi vous devez penser avant et après les entretiens.
Comment mener des entretiens dans un cas de notification ? Modèle de convocation et de conversation avec la personne mise en cause
Étape 10
Conclusion, recommandation et décision
Une fois les discussions menées et résumées et la documentation obtenue, le groupe qui traite l’alerte conclura et présentera sa recommandation de décision. La décision doit faire ressortir une conclusion et quel est le fondement de cette conclusion. La décision devrait également contenir une préconisation sur les suites possibles. Cela peut aller d’un avertissement écrit demandant un changement de comportement à l’exclusion de l’organisation et à la perte de l’adhésion.
La décision est prise par l’organisme qui détient le pouvoir décisionnel en la matière. La décision devrait pouvoir faire l’objet d’un appel au sein de l’organisation si l’une des parties n’est pas d’accord avec la conclusion. Si, par exemple, c’est le comité local de travail de l’organisation qui prend une décision dans le cas de notification, les parties peuvent faire appel auprès de la commission centrale. L’organisation doit avoir des procédures claires à ce sujet, afin qu’il n’y ait aucun doute sur la gestion des cas et les principes de traitement équitable.
Qu’est-ce qu’une mesure disciplinaire dans une organisation ? Modèle de décision dans un cas de notification
Étape 11
Suivi et stockage des informations
Il est important de veiller à ce que la personne qui a alerté et celle qui a été mise en cause ne soient pas laissées à elles-mêmes et soient prises en charge même une fois l’affaire réglée. Ce peut être le rôle des délégués syndicaux qui les ont suivis tout au long du dossier ou d’un autre délégué syndical central que la personne a désigné. Cependant, cela ne durera que pour une période jusqu’à ce que les gens sentent qu’ils n’ont plus besoin de soutien ou qu’ils ne veulent plus de contact.
Une fois le cas traité, il est important que l’organisation décide comment et pendant combien de temps les informations et les documents issus des procédures et des entretiens seront conservés. Le stockage des informations numériques et physiques doit être sécurisé et avoir lieu conformément aux règles actuelles du RGPD.
Pour l’instant, personne ne sait recommander combien de temps les informations doivent être conservées. Les circonstances à prendre en compte sont que les cas peuvent apparaître plusieurs années plus tard et qu’il est difficile de rendre compte de ce qui s’est passé si la documentation a été supprimée ou broyée. De plus, il se peut que de nouveaux cas d’alerte apparaissent concernant la même personne, et il est important de pouvoir alors consulter les anciens cas. Cela s’applique en particulier dans les cas où le lanceur d’alerte lui-même n’a pas souhaité poursuivre l’affaire. Une recommandation générale est que les informations soient conservées pendant au minimum 3 ans et au maximum 10 ans, en fonction de la gravité du contenu de la notification.
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